Những điều cần biết về Tổng đài ảo tích hợp Ms Teams

Microsoft Teams được xem là một nền tảng giao tiếp phổ biến, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc cũng như giảm chi phí hoạt động hiệu quả nhất là khi được tích hợp với Tổng đài ảo thì quy trình làm việc lại được tối ưu hơn bao giờ hết nhờ sự tích hợp thông minh tất cả các kênh giao tiếp, hỗ trợ kết nối khách hàng tốt nhất.

Tổng đài ảo tích hợp MS Teams là gì?

Thay vì sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, khi Tổng đài ảo tích hợp Microsoft Teams, doanh nghiệp có thể thực hiện cũng như tiếp nhận cuộc gọi trực tiếp tại ứng dụng Teams. Điều này giúp nhân viên giao tiếp với khách hàng một cách linh hoạt hơn, tiện lợi hơn mà không phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. Đặc biệt, sự tích hợp của Tổng đài ảo vào Microsoft Teams ngoài mang lại sự kết nối nhanh chóng, còn hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý, lưu trữ cũng như thống kê các cuộc gọi một cách chính xác, hiệu quả.

Lợi ích của việc tích hợp Tổng đài ảo vào Microsoft Teams

Với những ưu điểm nói trên, có thể thấy việc ứng dụng tích hợp tổng đài ảo vào MS Teams vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp, nhất là đối với những tổ chức đang ứng dụng công cụ này vào công việc hàng ngày. Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như:

1. Tích hợp và triển khai nhanh chóng

Lợi thế đầu tiên phải nhắc đến khi triển khai tổng đài ảo vào Microsoft Teams chính là sự tiện lợi, nhanh chóng. Thay vì phải lắp đặt các thiết bị phần cứng và thay đổi hạ tầng kỹ thuật như tổng đài truyền thống thì toàn bộ quá trình tích hợp được thực hiện đơn giản chỉ qua vài bước. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp vô cùng hiệu quả.

2. Giữ nguyên đầu số hiện có

Với tổng đài ảo tích hợp với MS Teams, doanh nghiệp không cần phải thay đổi hay đổi đầu số hay chuyển đổi số điện thoại của mình, mọi đầu số vẫn được giữ nguyên nhằm đảm bảo quá trình liên lạc với khách hàng, đối tác vẫn được duy trì mà không bị xáo trộn.

3. Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Đây là tính năng vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải có để có thể theo dõi cũng như kiểm tra lại chất lượng dịch vụ trong quá trình trao đổi với khách hàng thông qua việc nghe lại những cuộc ghi âm được lưu trữ cẩn thận. Yếu tố để doanh nghiệp có thể dựa vào để cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như là căn cứ để giải quyết những vấn đề có thể sẽ phát sinh trong tương lai.

4. Thống kê và phân tích cuộc gọi

Để theo dõi và đánh giá hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên với khách hàng, không thể thiếu tính năng thống kê và phân tích cuộc gọi. Theo đó, những thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian phản hồi, thời gian trao đổi giữa nhân viên với khách hàng,…sẽ được báo cáo và thống kê chi tiết. Qua đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận diện các vấn đề trong quá trình làm việc với khách hàng để đưa ra được những phương án điều chỉnh kịp thời.

5. Quản lý công việc hiệu quả hơn

Khi tích hợp Tổng đài ảo với MS Teams, toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên sẽ được quản lý trực tiếp trên nền tảng Teams, nhân viên cũng có thể dễ dàng trao đổi, thực hiện cuộc gọi tại ứng dụng này mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các thiết bị hay ứng dụng. Điều này vừa tối ưu năng suất công việc, vừa tiết kiệm thời gian hiệu quả.

6. Dễ dàng mở rộng quy mô

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô với số lượng cuộc gọi và nhân viên chăm sóc khách hàng nhiều hơn thì việc sử dụng tổng đài ảo thích hợp MS Teams lại càng quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Vì tính linh hoạt của nền tảng này sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu phát triển một cách dễ dàng mà không lo ngại về việc thay đổi phần cứng hoặc cài đặt lại hệ thống phức tạp, tốn kém chi phí và thời gian.

7. Tăng cường khả năng hỗ trợ khách hàng

Cũng bởi ưu thế tạo ra quy trình làm việc tối ưu trên một nền tảng mà mọi cuộc gọi có thể dễ dàng chuyển tiếp giữa các bộ phận một cách trơn tru, không gây gián đoạn. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin cũng như giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả 24/7.

Không chỉ vậy, việc tích hợp các công cụ khác của Microsoft còn giúp cung cấp thêm những thông tin, tài liệu để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng ngay cả trong quá trình gọi điện.

8. Đảm bảo tính bảo mật cao

Vốn dĩ Microsoft Teams đã là một nền tảng có tính bảo mật cao nên khi tích hợp tổng đài ảo vào nền tảng này, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm mọi cuộc gọi và dữ liệu trao đổi đều được bảo vệ thông tin an toàn, tối ưu.

Cách tích hợp tổng đài ảo vào MS Teams tại Mắt Bão One

Trước khi đi đến tích hợp tổng đài ảo vào MS Teams, điều đầu tiên và vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý là chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, chất lượng và dĩ nhiên có khả năng tích hợp với Microsoft Teams. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn trong vấn đề này thì có thể xem xét và lựa chọn Mắt Bão One, cái tên vàng được nhắc đến nhiều trong các dịch vụ tích hợp tổng đài ảo vào MS Teams, đảm bảo sẽ hỗ trợ và mang đến cho bạn quá trình trải nghiệm tốt nhất.

Tại Mắt Bão One, cách tích hợp tổng đài ảo vào MS Teams cũng không quá phức tạp, bạn sẽ được hỗ trợ cài đặt phần mềm với các cấu hình cơ bản như thiết lập đầu số, lựa chọn tính năng ghi âm hay thống kê cuộc gọi.,… Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo nhân viên về cách sử dụng chi tiết, rõ ràng.

Khi đã triển khai xong hệ thống, doanh nghiệp cần giám sát quá trình hoạt động của tổng đài thông qua những báo cáo, thống kê để cải thiện quá trình làm việc tốt hơn.

Tóm lại, Tổng đài ảo tích hợp MS Teams là giải pháp hoàn hảo, tiết kiệm chi phí để doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp cũng như quản lý công việc hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp  kết nối và giao tiếp hiệu quả hơn, đừng ngần ngại liên hệ ngay Mắt Bão One để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết quá trình tích hợp tổng đài ảo vào Microsoft Teams nhé.