Doanh nghiệp nào nên sử dụng Tổng Đài Ảo?

14 Tháng Một, 2025

Một trong những giải pháp công nghệ tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu chi phí tốt nhất hiện nay phải kể đến dịch vụ Tổng đài ảo. Nếu bỏ lỡ công cụ hiệu quả này trong quá trình vận hành thì quả thật là điều đáng tiếc, đặc biệt là với những doanh nghiệp có đặc thù ngành nghề được đề cập dưới đây.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Tổng đài ảo

Là hệ thống tổng đài điện thoại nhưng hoạt động trên nền tảng đám mây, tổng đài ảo có thể kết nối mọi cuộc gọi thông qua Internet mà không cần sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống.

Đây không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí vận hành hoàn hảo vì không phải đầu tư vào thiết bị hay cơ sở hạ tầng mà còn nâng cao hiệu quả công việc nhờ sự tích hợp thông minh với các nền tảng quản lý như CRM, ERP, OA, Zalo, Microsoft Teams mà tổng đài truyền thống không có được.

Các doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo?

Tổng đài ảo được nghiên cứu và phát triển để phục vụ nhu cầu của mọi quy mô cũng như các lĩnh vực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những lĩnh vực mà tổng đài ảo đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp phải kể đến như:

Doanh nghiệp bán hàng online và các shop bán lẻ

Ngành thương mại điện tử ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc số lượng khách hàng mua sắm ngày càng nhiều trên sàn này. Do đó, một hệ thống tổng đài linh hoạt và hiệu quả là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể dễ dàng chăm sóc khách hàng một cách nhanh chóng, tự động lại tiết kiệm chi phí, cụ thể:

Về tiết kiệm chi phí: Nhờ vào việc không phải đầu tư vào các thiết bị phần cứng cồng kềnh như tổng đài truyền thống mà các shop có thể tiết kiệm được khoản ngân sách đáng kể khi sử dụng tổng đài ảo.

Chăm sóc khách hàng 24/7: Với tổng đài ảo, mọi cuộc gọi sẽ được hỗ trợ tiếp nhận mọi lúc, mọi nơi, điều này sẽ giúp doanh nghiệp không bỏ sót khách hàng dù bất kỳ hoàn cảnh nào.

Phân phối cuộc gọi thông minh: Những cuộc gọi đến sẽ được tự động điều hướng đúng bộ phận, nhân viên, từ đó mang lại hiệu quả giải quyết vấn đề khách hàng tốt hơn.

Doanh nghiệp vận chuyển và giao nhận

Với các doanh nghiệp vận chuyển và giao nhận càng cần phải có sự duy trì trong quá trình liên lạc với khách hàng, đối tác, nhân viên giao hàng một cách liên tục. Lúc này, tổng đài ảo sẽ phát huy “lợi thế” của mình, mang đến mọi cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh, đội ngũ tài xế hay kho phận chuyển một cách hoàn toàn miễn phí.

Bên cạnh đó, với khả năng tích hợp các nền tảng như CRM, ERP, các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin về giao dịch hay đơn hàng cũng như các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp trong ngành du lịch và lữ hành

Trong ngành du lịch và lữ hành đòi hỏi nhu cầu giao tiếp với đối tác và khách hàng rất cao, nhất là những mùa cao điểm. Lúc này tổng đài ảo sẽ tiếp nhận các cuộc gọi khách hàng và phân phối cuộc gọi một cách thông minh đến đúng bộ phận chăm sóc hay bán tour một cách tự động và hiệu quả.

Dĩ nhiên, với khả năng miễn phí gọi nội bộ nên tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí rất nhiều trong quá trình thực hiện các cuộc gọi đi.

Doanh nghiệp y tế và bệnh viện

Về lĩnh vực y tế, tổng đài ảo có vai trò trong quá trình hỗ trợ tiếp nhận cuộc gọi, tư vấn bệnh nhân cũng như đặt lịch hẹn khám một cách hiệu quả. Đặc biệt, khi tích hợp với hệ thống CRM, tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin bệnh nhân cũng như lịch khám chữa bệnh một cách hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp bất động sản

Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và quản lý thông tin khách hàng đối tác một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, nhanh chóng là điều rất cần thiết trong ngành bất động sản.

Để làm được điều đó, tổng đài ảo sẽ hỗ trợ tiếp nhận cuộc gọi và phân phối đúng nhân viên tư vấn, vừa tiết kiệm thời gian vừa nâng cao hiệu quả chuyển đổi. Đồng thời cũng hỗ trợ việc lưu trữ và theo dõi lịch sử cuộc gọi, nhận diện nhu cầu khách hàng thông qua việc tích hợp CRM, từ đó giúp nhân viên tư vấn một cách chính xác hơn.

Doanh nghiệp giáo dục và đào tạo

Việc cung cấp thông tin các khóa học cũng như tư vấn học viên là điều phổ biến mà các doanh nghiệp giáo dục và đào tạo luôn thực hiện. Để tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả mà vẫn nâng cao khả năng chăm sóc học viên, tổng đài ảo sẽ hỗ trợ tiếp nhận cũng như phân phối cuộc gọi từ học viên hay phụ huynh đến đúng bộ phận tư vấn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn gia tăng sự hài lòng khi được tư vấn đúng nhu cầu và trọng tâm.

Ngày 4/5/2020, sinh viên cả 3 cơ sở đào tạo của Trường Cao Đẳng Cơ Điện Hà Nội đã đi học trở lại và được kiểm tra thân nhiệt, sát khuẩn, bố trí ngồi giãn cách để đảm bảo phòng chống COVID-19. Trong ảnh: Sinh viên lớp cơ điện tử chất lượng cao, Trường Cao Đẳng Cơ Điện Hà Nội đi học trở lại. Ảnh: Anh Tuấn – TTXVN

Doanh nghiệp tư vấn tài chính

Cũng giống như các ngành nói trên, việc duy trì sự liên lạc với khách hàng đối với ngành tư vấn tài chính là điều vô cùng quan trọng. Và tổng đài ảo cũng sẽ hỗ trợ lĩnh vực này trong việc tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng, phân loại thông tin và chuyển tiếp đến đúng nhân viên, bộ phận chuyên trách nhằm tăng cường khả năng chăm sóc khách hàng. Đồng thời hỗ trợ lưu trữ lịch sử tư vấn, nhu cầu khách hàng, giúp cho việc quản lý thông tin để cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng một cách tốt hơn.

Lợi ích chung của tổng đài ảo cho mọi doanh nghiệp

Như đã chia sẻ thì tổng đài ảo đều quan trọng ở hầu hết các lĩnh vực. Theo đó, tổng đài ảo sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cụ thể trong từng lĩnh vực, tuy nhiên lợi ích chung cho mọi doanh nghiệp phải kể đến như:

Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thẻ tiết kiệm chi phí từ cơ sở vật chất, thiết bị đến bảo trì một cách hiệu quả do không phải đầu tư vào thiết bị phần cứng đắt đỏ như tổng đài truyền thống.

Tính linh hoạt cao: Do có thể hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô cũng như quản lý hệ thống từ xa một cách linh hoạt, hiệu quả.

Tính năng thông minh: Nhờ tích hợp AI cùng khả năng phân phối cuộc gọi tự động nên doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, giúp nâng cao công việc hiệu quả.

Từ những thông tin trên có thể thấy, tổng đài ảo chính là giải pháp lý tưởng cho mọi doanh nghiệp, nhất là những đơn vị có nhu cầu giao tiếp cao với khách hàng hay đối tác.

Tham khảo:

Vì vậy, nếu bạn thuộc các lĩnh vực nói trên hoặc có nhu cầu chăm sóc khách hàng, đừng quên liên hệ ngay đến Mắt Bão One để được cung cấp tổng đài ảo với tính năng thông minh, linh hoạt giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao dịch vụ hiệu quả trong thời đại kỷ nguyên số này nhé.